BELEIDSPLAN

Projectplan Purmer 400 jaar klei

Versie 4 juni 2021/GS

Inleiding

Voor u ligt het projectplan Purmer 400 jaar klei van Stichting Purmer 400 jaar. Gemaakt voor het bestuur om te weten hoe het gestelde doel, namelijk het in 2022 vieren van het 400 jarig bestaan van de Purmer, te realiseren.

Dit projectplan start bij het hebben van ‘dezelfde film’, d.w.z. wat heeft het bestuur voor ogen? Alleen gezamenlijke beelden op het scherm zorgen immers voor neuzen naar dezelfde kant.

Ook moet het ambitieniveau vergelijkbaar zijn. Stel dat de een pas tevreden is als de Koning komt, terwijl de ander het al prachtig vindt als de gezamenlijke burgermeesters bij de opening acte de préséance geven. Dit kan fricties geven.

Daarnaast geeft dit plan van aanpak inzicht in de concrete, meetbare resultaten in 2022, de organisatiestructuur waarin de betrokkenen werken, de financiën en de interne en externe communicatie. Ook bevat het een eerste activiteitenplanning. Het bestuur wil immers grip hebben op een goede spreiding van het programma, zowel geografisch als over het jaar heen en qua programmatische thematiek en doelgroepen.

Dit projectplan is gemaakt op het moment dat er al veel gedaan is. Deze feiten zijn hierin opgenomen. Vanzelfsprekend kunnen door tussentijdse evaluatie wijzigingen aangebracht worden.

Op essentiële momenten in het project zijn go/no go-momenten aangebracht.  Deze zijn belangrijk i.v.m. de voortgang en haalbaarheid van de beoogde resultaten.

Inhoudsopgave

1. Het doel                                                                                              pagina 3
2. Samenwerking en afstemming                                                                    3
3. Beoogde resultaten                                                                                        3
4. Doelgroepen                                                                                                   4
5. Fasering project                                                                                              4
6. Tijd                                                                                                                  6
7. Organisatie                                                                                                      6
8. Geld                                                                                                                7
9. Deelprojecten                                                                                                8
   1. Fundraising                                                                                         8
   1. Programma-ontwikkeling                                                                  9
   1. Communicatie en PR                                                                          10
   1. Fiscale en juridische zaken                                                                11

Bijlagen:

1. Begroting                                                                                                        12

1. Het doel

Het project Purmer 400 jaar klei wil in 2022 het 400 jarig bestaan van de Purmer vieren.

Het wil hierdoor:

• de geschiedkundige kennis van bewoners en niet-bewoners van het landelijk gebied de Purmer vergroten;
• de onderlinge verbondenheid van de bewoners van het landelijk gebied de Purmer vergroten;
• de Purmer promoten, de polder onder de aandacht brengen;
• een mooi programma neerzetten waarin de historie maar ook het heden en de toekomst van de Purmer centraal staan.

• Samenwerking en afstemming

Als we spreken over de Purmer, dan denken we met name aan het landelijk gedeelte van de Purmer dat onder de gemeenten Edam-Volendam, Purmerend en Waterland valt.

Omdat de Purmer onder drie gemeenten valt is er contact met:

• Gemeente Edam-Volendam: met B&W (voor informatie en betrokkenheid), met ambtenaren (subsidie, vergunningen e.d.), met het Gemeentelijk Dorpsradenoverleg (informatie), de pers.
• Gemeente Waterland: ambtenaren (subsidies, vergunningen).
• Gemeente Purmerend: Vereniging Historisch Purmerend, ambtenaren (subsidies, vergunningen), pers.
• Regionaal is er contact met het Waterlands Archief i.v.m. een voor alle gemeenten bestemde tentoonstelling.

In de Purmer is er nauw contact met Stichting Oranje comité de Purmer (Purmerfeesten), die faciliterend ondersteuning geeft aan de viering, en Vereniging Purmerbelang, met een financiële bijdrage vanuit het jubileumfonds.

Doel van deze contacten is samenwerking en/of afstemming van activiteiten.

Ondersteuning

De stichting krijgt ondersteuning voor organisatie, vergunningen, subsidies e.d. van Wil Spanjer, namens gemeente Edam-Volendam.

• Beoogde resultaten

De resultaten van het feestjaar 2022 omvatten een x-aantal projecten en activiteiten die in september 2021 bekend zijn en in 2022 uitgevoerd worden.  Zij hebben Klei als thema of de verbinding ervan.

Het gaat om enerzijds lokale activiteiten die op een locatie aan de Oosterweg in de gemeente Edam-Volendam georganiseerd worden, anderzijds om bovenlokale activiteiten die in een of meerdere gemeenten of op route door de gemeente Edam-Volendam, Purmerend en Waterland georganiseerd worden.

De lokale activiteiten zijn afhankelijk van plaatselijke deelname van organisaties, bewoners/particulieren, overheid en bedrijven. De stichting en de organiserende comités stimuleren hun bijdrage met het aanbieden van inhoudelijke expertise en promotie.

De bovenlokale activiteiten liggen geheel in handen van de stichting en de organiserende comités. Deze resultaten zijn geheel afhankelijk van financiering door derden.

Definitie en kwaliteit van het resultaat

Definitie

Denkend aan het programma in 2022, dan zien we:

• een programma dat minimaal 10 grote en kleine activiteiten omvat;
• met in elke deelnemende gemeente tenminste 1 activiteit;
• de bovenlokale activiteiten verspreid zijn over het gebied van de gemeenten Edam-Volendam, Purmerend en Waterland;
• de organisatie vooral bij lokale organisaties/initiatiefnemers liggen;
• een spraakmakende openings- en slotactiviteit. Met daartussen een groot muzikaal evenement.

Kwaliteit en toegankelijkheid

Kijkend naar de kwaliteit en de toegankelijkheid van het programma, dan stellen we de volgende eisen:

• de aard van de activiteiten is wisselend: kunst, cultuur, historie, educatie, sport, wetenschap, amusement;
• er is ‘voor elk wat wils’, d.w.z. het programma is niet eenzijdig of elitair;
• de activiteiten worden op een professioneel niveau (kan door amateurs!) uitgevoerd, met uitzondering van activiteiten door kinderen;
• de entree van de activiteiten is laagdrempelig, de hoogte ervan hangt af van het gebodene;
• partners (zie onder Partners) hebben invloed op het programma, maar bepalen niet.

• De doelgroepen

De activiteiten richten zich op:

1. De inwoners en ondernemers  van het landelijke gebied.
2. Oud-inwoners van het landelijke gebied
3. Professioneel betrokkenen bij de polder, zogenoemde stakeholders.

• Fasering project

Het project is gestart in 2020, maar begin 2021 kreeg het vaart.

In het project zijn de volgende fases te onderscheiden:

1. Initiatieffase: februari 2020 – februari 2021

Hoe gaan we mensen vinden om organisatie van viering Purmer 400 jaar op zich te nemen?

Vanuit de jaarvergadering van Vereniging Purmerbelang in februari 2020 is aan aanwezigen gevraagd of er personen interesse hadden in het organiseren van een mooi programma voor het vieren van het 400 jarig bestaan van de Purmer.

In deze fase zijn personen gepeild of zij betrokken wilden zijn bij de organisatie en is de structuur van de organisatie opgezet. Vervolgens is de organisatie verder geconcretiseerd. Het bestuur is benoemd en er zijn organiserende comités benoemd. Met lokale initiatieven is nader contact gelegd.

Rond het voorjaar van 2021 is een nieuwe stichting opgericht ‘Stichting Purmer 400 jaar’

Resultaat: Stichting Purmer 400 jaar is opgericht en organiserende comités zijn benoemd met daarin opgenomen Stichting Oranje Comité de Purmer (Purmerfeesten) en Vereniging Purmerbelang.

Vanuit Vereniging Purmerbelang zijn de leden aangeschreven om zich aan te melden bij de organisatie van Purmer 400 jaar. Dit schrijven had als doel om een eerste bekendheid te geven aan het feit dat er een organisatie is gevormd die op zich genomen heeft om in dit jubileumjaar een mooi programma neer te zetten waarin historie, maar ook het heden en de toekomst van de Purmer centraal staan.

• Definitiefase: maart 2021 – mei 2021

Wat willen we en hóe?

In deze periode stelt het bestuur het projectplan en de eisen t.a.v. het resultaat vast. Voorts wordt een eerste inventarisatie van activiteiten gemaakt. Voor de externe communicatie t.a.v. de ontwikkeling van het programma is de interactieve site online.

Resultaten:

Een projectplan met een heldere definitie en kwaliteit van de resultaten en een beschrijving hoe dit te realiseren (tijd, geld, organisatie, communicatie) en een interactieve site.

Documenten en andere producten:

• Projectplan: mei 2021
  • Interactieve site: 1 april 2021

• Ontwerpfase: mei 2021 – juli 2021

Wat is realistisch mogelijk? Welke risico’s zien we? Eventuele bijstelling van activiteiten.

Uit gesprekken met potentiële financiers, de organiserende comités en het bestuur wordt duidelijk wat in 2022 gerealiseerd kan worden en wat niet. Naast de financiële risico’s zijn ook de andere risico’s in beeld gebracht, waardoor een uitvoerbaar programma zichtbaar wordt.

Resultaat: het voorlopige programma 2022.

Documenten en andere producten:

• voorstellen/overzichten o.b.v. enquête activiteiten door bestuur: begin mei 2021
  • 1^e voorstel van de activiteiten, door organiserende comités: half mei 2021
  • toetsing in bestuur op criteria en financiën: begin juni 2021
  • 2^e voorstel van de activiteiten, door organiserende comités: half juni 2021
  • definitief besluit bestuur: eind juli 2021

• Voorbereidingsfase: juli 2021 – september 2021

Wat is nodig om tot uitvoering te kunnen komen?

In deze fase moet een draaiboek gemaakt worden van het gehele programma en locaties en organisaties worden gecontracteerd. Ook moet alles geregeld zijn om calamiteiten en tegenvallers op te kunnen vangen, d.w.z. in de vorm van vergunningen en verzekeringen. De organiserende comités en bestuur moeten inzicht hebben in de voortgang van de voorbereiding op lokaal niveau: programmatisch, financieel, vergunningen e.d.

Resultaten: draaiboeken en een veiligheids-/calamiteitenplannen. Daarnaast een PR-plan en een programmaboekje.

Documenten en andere producten:

Bovenlokaal:

• globaal draaiboek bovenlokale activiteiten, incl. veiligheids-/calamiteitenplannen:
  • huurcontracten e.d.:
  • aanvragen vergunningen:

Lokaal:

• overzicht namen lokaal verantwoordelijken en inzicht voortgang voorbereidingen:

Overall:

• PR-plan met voorbeelden persberichten (persmap), medialijst, facebookpagina, twitterberichten, advertenties, artikelen, banners, vlag,
  • Site is gevuld met informatie
  • Programmaboekje (De Purmer 400 jaar klei) : h.a.h. in gebied en/of als pagina van lokale ‘suffertjes’.

• Realisatiefase: oktober 2021 – juli 2022

Uitvoering om de beoogde resultaten te kunnen behalen

Het draaiboek wordt afgewerkt: de activiteiten worden uitgevoerd en de publiciteit wordt intensief gezocht, volgens het PR-plan. Tussentijdse bijstellingen worden gemaakt.

Resultaat: ‘recensies’ van alle activiteiten.

Documenten en andere producten:

• Persoverzicht 2021/2022

• Evaluatie en nazorgfase: augustus 2022 – december 2022

Na de uitvoering komt de evaluatie. Wat ging goed en wat kon beter? Afronding en verantwoording vindt plaats op alle fronten: financieel, administratief, publicitair en met alle naaste betrokkenen en partners. Bij succes van het project moet dit samen met hen afrondend gevierd worden.

Resultaat: een inhoudelijk en een financieel verslag.

Documenten:

• Projectverslag 2021 – 2022
  • Persoverzicht 2021 – 2022
  • Fotoverslag 2022 (chronologisch van alle activiteiten)
  • Financieel verslag …

• Tijd

Looptijd project

Het project loopt van februari 2020 tot december 2022. Dit is nodig om het gewenste resultaat te behalen.

Tijdsinvestering betrokkenen

Het bestuur: vergadert 2x per maand (1x zelf en 1x met de organiserende comités), daarnaast komt het dagelijks bestuur bij elkaar zo vaak als nodig. Het bestuur is verantwoordelijk voor het vergaren van geld en middelen; dit vraagt een bepaalde tijdsinvestering.

De leden van het bestuur. Hij/zij is de spil van het project en moet door alle betrokkenen geïnformeerd worden, zodat de voortgang volgens plan in de gaten gehouden kan worden. Daarnaast heeft hij/zij zowel een voorbereidende, initiërende als uitvoerende rol. Per fase moet bekeken worden hoeveel tijd het haar/hem zal kosten.

De organiserende comités vergaderen gezamenlijk met het bestuur 1x per maand. Zij overleggen tevens met verenigingen en bewoners in hun programmalijn.

Tijdbeheersing:

De planning wordt maandelijks doorgenomen. Middels actielijsten wordt nagegaan of de geïnvesteerde tijd tot het gewenste resultaat heeft geleid.

• Organisatie

De hiërarchische organisatie rond het project is als volgt:

• Een bestuur dat eindverantwoordelijk en beslissingsbevoegd is.
• Een organiserend comité die in opdracht van het bestuur handelt en op punten gemandateerd is. Deze rapporteert aan het bestuur.
• Een aantal externen wordt voor specialistische werkzaamheden ingehuurd. Afhankelijk van de opdracht leggen zij verantwoording af aan het bestuur of een organiserend comité.

• Het projectteam bestaat uit de organiserende comités en het dagelijks bestuur.

Comité van Aanbeveling

Daarnaast is er een Comité van Aanbeveling. Hierin zitten personen die een relevant netwerk of naamsbekendheid hebben. Deze personen worden benaderd door het bestuur.

Communicatiestructuur

Bestuur

Het bestuur vergadert 2 x per mnd (1x zelf en 1x met de organiserende comités). Het dagelijks bestuur vergadert zo vaak als nodig is. Het bestuur werkt niet op afstand, maar werkt op specifieke onderwerpen (financiën, relatiebeheer) mee.

In het bestuur is een taakverdeling.

• Voorzitter: Danny Schouten, communicatie en marketing
• Penningmeester: Gerda Straver, financiën en planning
• Secretariaat: Kees de Boer, organisatie en bestuur
• Bestuurslid: Ronald Knook, Wet- en regelgeving, verzekeringen en connectie Vereniging Purmerbelang en Stichting Oranje comité de Purmer (Purmerfeesten)

Organiserende comités

De organiserende comités vergaderen 1x per maand samen met het bestuur, tevens overleggen zij zo vaak als nodig met buurtverenigingen en initiatiefnemers, vallend onder zijn/haar programma. Via de mail houden we elkaar tussentijds op de hoogte.

Comité van Aanbeveling (CvA)

Naast een kennismakingsbijeenkomst met het CvA en gezamenlijke bijeenkomsten in het feestjaar, zullen leden van het CvA persoonlijk gevraagd worden voor specifieke activiteiten. We vragen hiervoor de burgemeesters van de drie gemeenten waaronder de Purmer valt.

• Geld

De stichting heeft een begroting* voor de organisatiekosten van het project. Daarnaast is er een inschatting gemaakt van het bovenlokale programma. De buurtverenigingen zorgen voor hun eigen financiering. De stichting ondersteunt hen hierbij, waar mogelijk.

Risico’s

Dit project heeft een aantal risico’s. Het kan alleen slagen als:

• er voldoende geld is;
• er voldoende lokaal draagvlak is;
• de gewenste partners meedoen, zoals HHNK/Rabobank/Gemeenten/Provincie.

Go/no go-momenten

In december 2021 is er een beeld van het geld en van het lokale draagvlak. In december 2021 weten we of de gewenste (fundraising) partners meedoen.

• Deelprojecten

We onderscheiden in dit project de volgende deelprojecten:

1. Fundraising: januari 2021 – juni 2022

Het bestuur, ondersteund door de organiserende comités benaderen overheden, fondsen en bedrijven voor financiering van met name de bovenlokale projecten en de organisatiekosten van de stichting.

Trekker: Danny Schouten

• Programmaontwikkeling: januari 2021 – september 2021

Hierbinnen neemt de interactieve site een centrale plaats in. Deze moet in september 2021 geladen zijn met vereiste informatie.

1. De organiserende comités zorgen ervoor dat er een samenhangend aanbod ligt van activiteiten.
2. Buurtverenigingen en initiatiefnemers hebben informatie aangeleverd over hun bijdrage aan het programma.

Trekkers: organiserende comités

• Communicatie en PR: januari 2021 – juli 2022

Het gaat om interne en externe communicatie. Het omvat alle middelen die de organisatie tot haar beschikking heeft of kan krijgen.

Hierbinnen neemt de interactieve site een centrale plaats in. Deze moet in september 2021 geladen zijn met vereiste informatie.

Trekker: Danny Schouten

• Technische en juridische zaken: januari 2021 – juli 2022

Er moet duidelijk in beeld zijn welke technische en juridische aspecten vereist zijn voor uitvoering van de activiteiten. Het gaat hierbij om verzekeringen, belastingen, aansprakelijkheid e.d.

Trekkers: Ronald Knook en Gerda Straver

• Fundraising

Januari 2021 – juni 2022

Het verzamelen van de voor het project benodigde financiën is een verantwoordelijkheid van het bestuur. Zij gaan na welke bronnen aangewend kunnen worden. Wil Spanjer (via Gemeente Edam-Volendam) ondersteunt hen hierbij. Er komt een tijdschema in de periode jan 2021 – jun 2022 waarop deze bronnen benaderd worden. Een onderscheid wordt gemaakt in:

• lokale, provinciale en landelijke overheden
• fondsen
• bedrijven

Het bestuur benadert bestuurders van overheden en ceo’s van bedrijven op basis van persoonlijke contacten. Kees de Boer schrijft fondsen aan. Ten behoeve van bedrijven is een sponsorpakket (bijlage)

Stappen:

1. Overheden
2. Er is een lijst van overheden, fondsen en bedrijven die gebruikt wordt voor contactlegging.
3. Het bestuur maakt een onderlinge werkverdeling, gebaseerd op tijd en persoonlijke contacten.
4. Bestuurders (B & W) worden door hen persoonlijk benaderd.
5. Fondsen

Aan de hand van een lijst met relevante fondsen benaderen we hen mondeling (past ons project hierbinnen) en vervolgens doen we een schriftelijke aanvraag.

Kees de Boer

• Bedrijven

We benaderen bedrijven in de Purmer en eventueel daarbuiten die een duidelijke link hebben met het doel van het project. Bestuurders gaan hun persoonlijk netwerk na. Zij bieden hen sponsorpakketten aan

Middelen die ingezet kunnen worden:

• brochure
• ppt
• site

• Programma-ontwikkeling

Periode januari 2021 – september 2021

Het programma dat in 2022 te zien zal zijn omvat lokale en bovenlokale projecten. De lokale projecten worden geïnitieerd door plaatselijke organisaties en de organiserende comités. De bovenlokale activiteiten door het bestuur in samenwerking met de organiserende comités.

Tussen de beginactiviteit in januari 2022 en de eindactiviteit in december 2022 komt een mix aan activiteiten op het terrein van cultuur, historie, kunst, educatie, sport e.d.

Er is reeds een aantal activiteiten bedacht of in wording.

Stappen om tot een definitief programma te komen:

Partners

Het project is een samenwerkingsactiviteit van:

• Stichting Purmer 400 jaar (initiatiefnemer)
• Vereniging Purmerbelang (financiële bijdrage vanuit jubileumfonds)
• Stichting Oranje comité de Purmer cq Purmerfeesten (faciliterende rol)

De partners dragen verschillend bij. De een brengt geld in, de ander faciliterend, expertise, menskracht, naamsbekendheid of zijn netwerk in.

Behalve bovengenoemde partners is er contact met Vereniging Historisch Purmerend en met Waterlands Archief.

• Communicatie en PR

Periode jan 2021 – jul 2022

Dit plan geeft aan wanneer we met wie en op welke wijze gaan communiceren en hoe we de publiciteit gaan zoeken. We onderscheiden interne en externe communicatie.

Interne communicatie

Boodschap: we informeren elkaar waar we mee bezig zijn en leggen elkaar vragen/problemen voor.

Middelen:

• vergaderingen
• mail
• telefoon

Onder ‘Organisatie’ staat hoe de interne communicatiestructuur is.

Externe communicatie

Boodschap: De polder de Purmer bestaat 400 jaar. Laten we dit vieren. Doe mee!

Doelgroepen:

1. Bestuurder van de diverse overheden.
2. Partners
3. Fondsen en sponsors
4. Bedrijven in het gebied
5. Inwoners
6. Media

Met name met interesse in: de polder, agrarische achtergrond, cultureel erfgoed ((im)materieel), podiumkunsten, beeldende kunst, historie.

Middelen

We zetten de volgende middelen in:

1. Site: www.purmer400jaar.com                   Beschikbaar vanaf 1 april 2021
2. Informatiebrochure                                       Beschikbaar vanaf 1 sept. 2021
3. Nieuwsbrief Purmer 400 jaar                     Beschikbaar vanaf maart 2021 eerste
4. Facebook                                                         Beschikbaar vanaf 1 april 2021
5. Instagram                                                        Beschikbaar vanaf 1 april 2021
6. H.a.h.bladen                                                   Inzetten vanaf:
7. NHD: serie, startend mei 2022                  Mei 2022
8. Programmaboekje                                         Beschikbaar vanaf april 2022
9. Vlaggen                                             Beschikbaar vanaf december 2021
10. Banners                                                            Beschikbaar vanaf december 2021
11. Advertenties                                                    Inzetten 4^e kwartaal 2021/tm juli 2022

1. Site

Centrale bron van informatie. Is interactief. Met name bedoeld als communicatiemiddel tussen organisaties en bewoners/oud-bewoners/bedrijven. Site moet eind mei 2021 operationeel zijn.

Gelinkt aan de site komt e-mailadres: purmer400jaar@gmail.com.

• Informatiebrochure is eind mei gereed.
• Nieuwsbrief: elke twee maanden een nieuwbrief. Doelgroep: alle betrokkenen. Doel: elkaar op de hoogte brengen van nieuws en de voortgang van het project.

De eerste is begin april 2021 verzonden. Beheer: Danny Schouten.

• Facebook: pagina is in april 2021 aangemaakt.
• Instagram: is in april 2021 aangemaakt.
• H.a.h. bladen: worden zoveel als mogelijk ingezet.
• NHD: nagaan of een serie gemaakt kan gaan worden als opmaat naar 2022.
• Programmaboekje: moet eind maart 2022 klaar zijn. Verantwoordelijke: Bestuur.
• Vlaggen: ontwerp maken.
• Banners: diverse banners zijn nodig voor evenementen. Welkom + logo. VIPs + logo enz.
• Advertenties:  format opmaken.

Medialijst

We beschikken over een actuele medialijst: digitale (sites/social media) en traditionele media (kranten/bladen/radio-tv): voor brede doelgroep en specifieke doelgroepen (de polder , agrarische achtergrond, cultuur, historie, podiumkunsten, beeldende kunst).

Communicatie buurtverenigingen

Speciale aandacht verdienen de buurtverenigingen. Zij vormen het lokale draagvlak voor het programma. Communicatie verloopt via Rianne Oortwijn van de organiserende comités. Zij volgt de voortgang van de buurtverenigingen en koppelt terug aan het bestuur.

• Fiscale en juridische zaken

Voor een veilige uitvoering van het project moeten de volgende zaken geregeld of nagegaan worden:

• Wettelijke aansprakelijkheid bestuur
• Wettelijke aansprakelijkheid organisatie
• Belastingtechnische consequenties, zoals BTW
• Veiligheids- en calamiteitenaspecten bij activiteiten (met name brandweer)

Bijlage 1: Stappenplan begroting

Meer lezen? Stuurt u dan een bericht naar; purmer400jaar@gmail.com